No consultar el correo electrónico los fines de semana
En los últimos 15 años, el correo electrónico corporativo ha pasado de ser una herramienta experimental a una necesidad empresarial básica. Es casi imposible imaginar que una empresa (de cualquier tamaño) pueda funcionar sin una plataforma de correo electrónico uniforme y segura. Así, se ha convertido en una expectativa ciega para cualquier empleado recibir una nueva dirección de correo electrónico corporativo cada vez que empieza un nuevo trabajo; así es simplemente como funciona el mundo hoy en día. La mayoría de nosotros nos hemos acostumbrado tanto a esta realidad que no nos inmutamos cuando nos asignan una nueva dirección. A estas alturas, todos conocemos el procedimiento. ¿O no?
Aunque le parezca que este artículo está escrito para un público pre-Millennial, le aseguro que se trata de preocupaciones que persisten en todo tipo de empresas modernas. Es poco probable que alguno de nosotros haya recibido formación formal sobre cómo utilizar una cuenta de correo electrónico corporativa; por lo tanto, todavía hay grandes grupos de personas que no utilizan sus cuentas de correo electrónico de trabajo en su beneficio. Además, algunas empresas siguen evitando su uso. En estos casos, no hay excusa. El coste de establecer un sistema de correo electrónico corporativo nunca ha sido tan bajo y los beneficios de implantarlo son incalculables.
¿Debo responder a los correos electrónicos del trabajo durante el fin de semana?
Es difícil calcular cuántos correos pasan por las 50 oficinas para las que Michael Cassar gestiona las instalaciones de Cushman & Wakefield. Calcula que son “muchos, muchos miles” al día.
La apertura del correo de los empleados empezó hace dos años. Antes de la pandemia, se clasificaba y entregaba en una ubicación central en cada planta de la oficina o en los escritorios. Cuando llegó la pandemia, Cassar y muchos de sus colegas directores de operaciones se vieron obligados a cambiar el proceso para abrir, escanear y enviar por correo electrónico fotos del correo a los empleados. Al fin y al cabo, había que pagar facturas, cobrar cheques y firmar documentos. (Sí, el correo caracol sigue utilizándose con frecuencia para las transacciones comerciales, sobre todo las delicadas).
Es parte de la evolución del correo corporativo, resultado de la masiva diáspora de empleados que ya no van a la oficina cinco días a la semana. Como resultado, las salas de correo, que históricamente eran cavernosas habitaciones donde entraban y salían trolleys de sobres y paquetes a lo largo del día y se gestionaban con libros de registro u hojas de cálculo Excel, se han reducido y digitalizado.
No enviar correos electrónicos de trabajo después de las 18.00 horas
El 1 de enero de este año entró en vigor en Francia una nueva ley que establece el “derecho a desconectar” de los trabajadores. La ley obliga a las empresas con más de 50 empleados a establecer horas en las que el personal no debe enviar ni contestar correos electrónicos. En una entrevista con la BBC, el legislador francés Benoit Hamon describió la ley como una respuesta a las penurias de los empleados que “dejan la oficina, pero no dejan su trabajo. Permanecen atados por una especie de correa electrónica, como un perro”.
Todos sabemos intuitivamente que estamos más conectados que nunca al lugar de trabajo. Cuando Bain & Company examinó las comunicaciones electrónicas y otras formas de colaboración en dos docenas de grandes empresas mundiales, descubrimos que el tiempo dedicado al correo electrónico, la mensajería instantánea (MI), el crowdsourcing y otras comunicaciones en línea es amplio y, por desgracia, va en aumento. Utilizamos Microsoft Workplace Analytics (anteriormente VoloMetrix) y otras herramientas de minería de datos para examinar la información capturada en Microsoft Outlook, Gmail y aplicaciones similares para comprender con precisión cuánto tiempo se dedica a procesar las comunicaciones electrónicas, es decir, enviar, leer y responder al correo electrónico, la mensajería instantánea y otros mensajes. Lo que descubrimos confirmó lo que muchos de nosotros sospechábamos desde hace tiempo:
Bloquear el correo electrónico del trabajo fuera del horario laboral
El trabajo es una parte muy importante de la vida de muchos de nosotros. Pero no es la única. También tenemos vidas personales, familiares y amigos que nos importan, intereses fuera del trabajo, etcétera. Y cuando empezamos a sentir que nuestro trabajo se está apoderando de otras partes de nuestras vidas, empezamos a sentirnos quemados, o incluso estresados y deprimidos.
Esto significa crear una cultura de oficina que apoye los esfuerzos de los empleados por lograr este equilibrio, en la que haya expectativas claras sobre lo que ocurre durante las horas de trabajo y lo que ocurre fuera de ellas. La gente necesita un lugar de trabajo en el que haya consecuencias claras por incumplir esas expectativas y en el que se sientan libres para tomarse tiempo libre cuando lo necesiten sin preocuparse de si van a ser penalizados por ello.
Trabajar desde casa se ha convertido en la nueva normalidad, y muchos empleados a tiempo completo trabajan a distancia al menos parte del tiempo. De hecho, algunas empresas animan a sus empleados a trabajar a distancia con regularidad o tanto como sea posible.
Y aunque estos acuerdos son excelentes para la productividad y la satisfacción de los empleados, también plantean nuevos retos en torno al equilibrio entre la vida laboral y personal, el mayor de los cuales es cómo gestionar los correos electrónicos y otras comunicaciones sin dejar de lado el tiempo personal con la familia y los amigos.